|
Здійснення комплексу заходів із забезпечення єдиного порядку персонального та статистичного обліку кадрів, а саме ведення, облік, зберігання особових справ та трудових книжок працівників обласної та прокурорів окружних прокуратур, контроль за строками оновлення відповідних документів в особових справах, своєчасного внесення змін і доповнень до автоматизованої інформаційно-аналітичної системи «Кадри WEB», подання до Офісу Генерального прокурора та Кваліфікаційно-дисциплінарної комісії прокурорів повідомлень про кількість вакантних і тимчасово вакантних посад прокурорів. Внесення керівнику структурного підрозділу пропозицій щодо підвищення ефективності ведення персонального та статистичного обліку кадрів.
Здійснення комплексу заходів з питань документального забезпечення відділу, зокрема:
- отримання вхідної та внутрішньої кореспонденції з подальшим формуванням паперових книг обліку, передбачених номенклатурою справ відділу;
- забезпечення своєчасної реєстрації вихідної та внутрішньої кореспонденції відділу, перевірка правильності та повноти заповнення реєстраційно-моніторингової картки (коректне зазначення адресата, посилання на попередні документи, наявність додатків, підписів, віз, здійснення зв’язку документів), внесення необхідних даних до інформаційної системи «Системи електронного документообігу органів прокуратури України» та направлення її до відділу документального забезпечення;
- внесення до інформаційної системи «Система електронного документообігу органів прокуратури України» необхідних даних щодо документів, які перебувають на розгляді у відділі;
- опрацювання документів, справ та інших матеріальних носіїв інформації, що містять конфіденційну інформацію, яка є власністю держави або спрямована на забезпечення потреб та національних інтересів суспільства, тобто є службовою інформацією;
- своєчасна передача документів керівнику відділу, керівникам структурних підрозділів та працівникам обласної прокуратури;
- за дорученням керівництва проведення ознайомлення з документами керівників структурних підрозділів обласної прокуратури, вручення їх під підпис для службового користування та виконання;
- здійснення контролю за строками виконання контрольних документів і доповідь керівнику структурного підрозділу про затримку їх виконання;
- підготовка зведення про документообіг;
- доповідь керівнику про стан діловодства у відділі.
Підготовка проектів наказів про призначення, переміщення, звільнення прокурорів, відпустки працівників обласної прокуратури та прокурорів окружних прокуратур.
Підготовка для працюючих та колишніх працівників органів прокуратури області довідок до державних органів, підприємств, установ, організацій з різних питань.
Підготовка проєктів номенклатури справ відділу, складення описів справ постійного, тривалого та тимчасового строку зберігання, оформлення та передача номенклатурних справ, наглядових проваджень та особових справ працівників до відділу документального забезпечення на архівне зберігання.
Ведення, облік, зберігання особових справ та трудових книжок працівників обласної та окружних прокуратур, крім державних службовців та робітників.
Підготовка ксерокопій та витягів з трудових книжок на вимогу працівників обласної та окружних прокуратур.
Спільно з працівниками відділу розробка графіку відпусток працівників органів прокуратури області, забезпечення контролю за його додержанням.
Ведення картотеки типової форми первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника» та «Особова картка державного службовця», заповнення даних про відпустки в особових картках працівників. Внесення до автоматизованої інформаційно-аналітичної системи «Кадри-WEB» інформації про відпустки працівників прокуратури.
Виконання інших службових доручень керівництва, пов’язаних із забезпеченням виконання покладених на структурний підрозділ завдань.
|
