|
Здійснення комплексних заходів щодо ведення діловодства у структурних підрозділах, закріплених у розподілі обов’язків між працівниками відділу документального забезпечення Чернігівської обласної прокуратури, відповідно до вимог чинного законодавства, а саме:
- отримання вхідної кореспонденції (листи Президента України, Прем’єр-міністра України, Голови Верховної Ради України; звернення органів державної влади та управління; депутатські документи; звернення (у тому числі електронні) і телеграми громадян, звернення підприємств, організацій, звернення про вчинені кримінальні правопорушення; документи, що належать до листування за зверненнями та справами; запити у порядку Закону України «Про доступ до публічної інформації»; кримінальні провадження; матеріали перевірок; спецповідомлення; матеріали з питань міжнародного співробітництва; відомче листування; судові документи; інші документи, зареєстровані в інформаційній системі «Система електронного документообігу органів прокуратури України» (далі – ІС «СЕД») з подальшим роздруковуванням реєстрів та формуванням паперових книг обліку, передбачених номенклатурою справ відділу;
- забезпечення своєчасної реєстрації вихідної та внутрішньої кореспонденції, перевірка правильності та повноти заповнення реєстраційно-моніторингової картки (коректне зазначення адресата, посилання на попередні документи, наявність додатків, підписів, віз, відмітки «ОКВ», здійснення зв’язку документів), повернення документів виконавцям, оформлених з порушенням вимог Тимчасової інструкції з діловодства в органах прокуратури України, затвердженої наказом Генеральної прокуратури України від 12.02.2019 № 27 та Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в органах прокуратури України, затвердженої наказом Генерального прокурора від 27.09.2022 № 199; передає повідомлення факсимільним зв’язком;
- опрацювання низки документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, зібрану під час виконання функцій прокуратури;
- своєчасна передача документів керівникам структурних підрозділів та прокурорським працівникам, заводить та формує за їх вказівкою наглядові провадження, номенклатурні справи у паперовій та електронній формах з урахуванням впровадження ІС «СЕД»;
- ознайомлення з документами керівників підрозділів та оперативних працівників згідно з вказівкою керівництва прокуратури;
- контроль за строками виконання контрольних документів та доповідь керівнику структурного підрозділу про затримку їх виконання;
- ведення обліку вхідних, вихідних та внутрішніх документів, щомісяця підготовка зведення про документообіг;
- підготовка для передачі до відомчого архіву документи структурного підрозділу для подальшого зберігання, складає описи справ відділу у паперовій та електронній формах з урахуванням впровадження ІС «СЕД»;
- спільно з керівником відділу складання номенклатури справ структурного підрозділу.
Реєстрація вхідної кореспонденції, у тому числі заяв, скарг фізичних та юридичних осіб, депутатів усіх рівнів, заяв про вчинення кримінального правопорушення, адвокатських запитів, запитів на отримання публічної інформації) в ІС «СЕД».
Здійснення систематичного моніторингу підсистеми «Електронний суд» Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи на предмет надходження процесуальних документів та інших документів, пов’язаних з розглядом справ у судах. Забезпечення друкування та реєстрації процесуальних документів в ІС «СЕД».
Приймання вхідної кореспонденції, яка надійшла на адресу Чернігівської обласної прокуратури фельд’єгерським, спеціальним, поштовим, електронним та факсимільним зв’язком, а також кореспонденції, доставленої уповноваженою особою, вилученої зі скриньки та документів, завантажених із системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (перевіряє наявність документів та додатків до них, сортує, передає за призначенням).
Узагальнення обліку документообігу у Чернігівській обласній прокуратурі.
Забезпечення збереженості службових документів, не розголошення інформації, що стала відома під час виконання обов’язків, а також іншої інформації, яка згідно із законодавством не підлягає розголошенню.
Виконання інших службових доручень керівництва, пов’язаних із забезпеченням виконання покладених на структурний підрозділ завдань.
|
